IKWIJ

Privacyverklaring

Hoe IkWij omgaat met jouw persoonsgegevens: welke gegevens we verzamelen, waarom, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt.

Versie september 2026  ·  KvK 85004006  ·  [email protected]

Wanneer je op onze website actief bent of contact met ons opneemt deel je soms persoonsgegevens met ons. Wij gaan zorgvuldig met deze gegevens om en houden ons aan de hierbij geldende wet- en regelgeving. Deze wetten gaan over het bewaren en gebruiken van jouw persoonsgegevens.

In deze privacyverklaring leggen wij je uit welke gegevens wij van je verzamelen en wat wij met deze gegevens doen. Deze privacyverklaring geldt voor alle interactie tussen jou en IkWij, de manier van communicatie maakt daarbij niet uit.

IkWij, gevestigd aan de Veldstraat 75 te Hemmen, is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens zoals vermeld in deze privacyverklaring. IkWij is een vennootschap onder firma van Adrian en Willeke Roest. Je kunt vragen of opmerkingen betreffende jouw privacy versturen naar [email protected].

Wat zijn persoonsgegevens?

Alle gegevens die iets over jou vertellen en gebruikt kunnen worden om jou te identificeren zijn persoonsgegevens. Denk bijvoorbeeld aan je naam, je contact- of adresgegevens en je BSN. Sommige van deze gegevens zoals etnische afkomst, geloof of een strafrechtelijk verleden zijn bijzondere persoonsgegevens.

Bijzondere persoonsgegevens

In onze coaching gaat het over je relatie, je gevoelens, je familie en soms over je gezondheid of je seksualiteit. Wat je daarover met ons deelt, in een vragenlijst of in een gesprek, kan onder de bijzondere persoonsgegevens vallen. Die gegevens gebruiken wij alleen om jou of jullie goed te kunnen begeleiden. We leggen ze alleen vast met jouw uitdrukkelijke toestemming, die we vragen voordat je traject start. Die toestemming kun je altijd weer intrekken.

Van online sessies via Zoom laten we soms met behulp van AI een verslag maken. Zo'n verslag gebruiken we alleen om jou of jullie goed te kunnen begeleiden. Ingevulde vragenlijsten bewaren wij in een afgeschermde map in Google Drive, waar alleen wij tweeën bij kunnen.

Leeftijd

Ons aanbod is bedoeld voor volwassenen. Wij werken niet met personen jonger dan 16 jaar.

Wanneer verwerken wij jouw persoonsgegevens?

1. Om je te kunnen helpen als je vragen hebt.

Wij helpen graag verder als je ergens tegenaan loopt of een vraag voor ons hebt. Je kunt ons bellen, e-mailen, een WhatsApp-bericht sturen of een formulier invullen op de website. Ook kan het zijn dat we je gegevens krijgen via derden in verband met onze dienstverlening. Om je verder te kunnen helpen slaan we een aantal gegevens van je op. Op die manier weten we wie je bent en kunnen we ook bij het volgende contactmoment terugvinden waar we het over hebben gehad.

Als je vragen voor ons hebt dan slaan we de volgende gegevens van je op:

  • Naam
  • E-mailadres
  • Telefoonnummer
  • Jouw bericht

Wettelijke grondslag: gerechtvaardigd belang.

2. Om een aanbod op te stellen en naar je te versturen.

Voordat we voor je aan de slag gaan, kunnen we je een offerte sturen. Als we dat doen, dan slaan we de volgende gegevens van je op:

  • N.A.W. gegevens
  • E-mailadres
  • Telefoonnummer
  • Bedrijfsnaam (optioneel)
  • BTW-ID nummer (optioneel)

Wettelijke grondslag: gerechtvaardigd belang.

3. Om een overeenkomst uit te voeren, kennismakingsgesprekken met je in te plannen, afspraken met je te kunnen maken, je toegang te geven tot de online leeromgeving, en je na afloop een evaluatieformulier in te laten vullen.

Als je bij ons diensten afneemt dan wil je natuurlijk goed geholpen worden en ontvangen wat je hebt gevraagd. Wij slaan de volgende gegevens op voor het uitvoeren van een overeenkomst:

  • N.A.W. gegevens
  • E-mailadres
  • Telefoonnummer
  • Je antwoorden in onze vragenlijsten (zie ook Bijzondere persoonsgegevens)

Tijdens een traject kun je ons tussen de sessies door berichten sturen via Telegram.

Wettelijke grondslag: uitvoering van de overeenkomst. Voor bijzondere persoonsgegevens: jouw uitdrukkelijke toestemming.

4. Om je te kunnen factureren & incasseren.

De door jou afgenomen diensten moeten natuurlijk ook betaald worden. Als een (tijdige) betaling uitblijft, staan wij in ons recht een incassotraject te starten. In verband met facturatie & incasso slaan we de volgende gegevens van je op:

  • N.A.W. gegevens
  • E-mailadres
  • Telefoonnummer
  • Bedrijfsnaam (optioneel)
  • BTW-ID nummer (optioneel)

Wettelijke grondslag: wettelijke verplichting.

5. Om je updates over ons aanbod en digitale producten toe te kunnen sturen.

Als je bij ons digitale producten hebt besteld, zoals een werkboek of de liefdestalen-test, of je hebt ingeschreven voor de nieuwsbrief slaan wij de volgende gegevens op:

  • Naam
  • E-mailadres

Afmelden kan onderaan elke e-mail.

Wettelijke grondslag: toestemming en uitvoering van de overeenkomst.

6. Om je in te schrijven voor online masterclasses, livedagen, live events en je informatie met betrekking tot onze online diensten toe te sturen.

Als je je hebt ingeschreven voor een opstellingendag, livedag, webinar, masterclass of online dienst sturen wij je daar aanvullende informatie over (data, tijden etc.). Als je hiermee akkoord gaat dan slaan wij de volgende gegevens van je op:

  • Naam
  • E-mailadres

Onze openbare masterclasses geven we via Webinargeek. Wat je in de chat schrijft, kunnen wij en soms ook andere deelnemers zien. Van deze masterclasses maken we een opname die deelnemers een aantal dagen kunnen terugkijken.

Wettelijke grondslag: uitvoering van de overeenkomst.

7. Om je op de hoogte te houden van wijzigingen in onze dienstverlening.

Wanneer wij wijzigingen doorvoeren in onze dienstverlening, algemene voorwaarden, privacyverklaring of overige belangrijke zaken dan stellen we je hiervan graag op de hoogte. Als je hiermee akkoord gaat dan gebruiken wij de volgende gegevens om je in ons administratiesysteem te verwerken:

  • Naam
  • E-mailadres

Wettelijke grondslag: toestemming.

8. Om je toegang te geven tot ons membership.

Ons membership draait op Huddle. Als je lid wordt, maken we een account voor je aan en slaan we de volgende gegevens op:

  • Naam
  • E-mailadres
  • Je betaalperiode en betaalgegevens (de betaling zelf loopt via Mollie)
  • Wat je zelf in de community plaatst, zoals berichten, reacties en een eventuele profielfoto

Wat je in de community plaatst, is zichtbaar voor andere members. De online sessies voor members geven we via Zoom en die nemen we op, zodat members ze later kunnen terugkijken. Als je meedoet, kun je in de opname te zien en te horen zijn. Wil je dat liever niet, zet dan je camera uit en pas je naam aan.

Wettelijke grondslag: uitvoering van de overeenkomst.

9. Om te laten zien wat ons werk voor anderen betekent.

Op onze website en sociale media delen we soms reacties van klanten, foto's of video van bijvoorbeeld een livedag. Dat doen we alleen als je daar vooraf toestemming voor hebt gegeven. Je kunt die toestemming altijd intrekken via [email protected]. We halen je reactie of beeld dan zo snel mogelijk weg.

Wettelijke grondslag: toestemming.

Cookies en vergelijkbare technieken die wij gebruiken

IkWij gebruikt functionele cookies en, als je daar toestemming voor geeft, marketingcookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan een website wordt opgeslagen op je computer, tablet of telefoon. Wij gebruiken cookies met een puur technische functionaliteit zodat de website werkt zoals bedoeld.

Daarnaast gebruiken wij de Meta-pixel. Daarmee zien wij of onze advertenties op Facebook en Instagram werken, en kunnen we mensen die onze website bezochten later een advertentie laten zien. Meer hierover lees je in onze cookieverklaring.

Doorgifte aan partners

Wij werken voor het uitvoeren van onze dienstverlening samen met verschillende leveranciers en partners. Deze leveranciers & partners zijn onder andere partijen die:

  • Onze website en betaalpagina's verzorgen (Plug&Pay)
  • De contactknop op onze website verzorgen (Futy)
  • Onze nieuwsbrieven versturen (ActiveCampaign)
  • Onze betalingen & incasso's afhandelen (Moneybird, Plug&Pay, Mollie, iDeal)
  • Ons membership en de community verzorgen (Huddle)
  • Onze online meetings verzorgen (Zoom)
  • Onze openbare masterclasses verzorgen (Webinargeek) en de opnames daarvan bewaren (YouTube)
  • Onze online agenda verzorgen (Calendly)
  • Onze boekhouding verzorgen (Confidi Accountants)
  • Onze berichten verzorgen (Telegram voor klanten, WhatsApp voor overig contact)
  • Onze bestanden en vragenlijsten opslaan (Google Drive)
  • Onze advertenties meten (Meta)
  • Ons ondersteunen bij administratie, het schrijven van teksten zoals e-mails en het maken van verslagen van online sessies (de AI-assistent Claude van Anthropic)

Met subverwerkers hebben wij verwerkersovereenkomsten en/of geheimhoudingsverklaringen afgesloten om de veiligheid van jouw gegevens te waarborgen. Wij werken alleen samen met partners die kunnen voldoen aan de AVG wetgeving.

Bij het gebruik van de AI-assistent delen wij alleen wat nodig is voor de taak.

Enkele van onze partners bevinden zich buiten de Europese Economische Ruimte (de landen binnen de Europese Unie, Liechtenstein, Noorwegen en IJsland). Jouw gegevens kunnen worden verwerkt in Amerika en/of andere landen waar deze bedrijven hun cloudopslag hebben en servers en/of backups hebben. Met deze partners hebben wij passende maatregelen genomen welke contractueel via een verwerkersovereenkomst / Data Processing Addendum zijn afgesproken of via de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie. De strengere GDPR (de AVG) is vaak door de meesten van hen al ondertekend en werkzaam. Op deze manier zorgen wij ervoor dat jouw gegevens goed worden beschermd.

Doorgifte aan derden

In principe delen of verkopen wij jouw gegevens niet met personen of organisaties buiten IkWij, behalve met partners zoals hierboven beschreven. Ook kan het zijn dat wij verplicht worden om je gegevens door te geven op grond van een wettelijke plicht.

Groepen

In onze groepstrajecten, livedagen en opstellingendagen hoor je elkaars verhalen. We vragen alle deelnemers om vertrouwelijk om te gaan met wat een ander deelt. Wij kunnen niet instaan voor wat andere deelnemers met die informatie doen.

De beveiliging van jouw gegevens

IkWij heeft passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen genomen om je persoonsgegevens te beschermen tegen misbruik, onrechtmatig of ongeautoriseerd gebruik en verlies.

Alle partijen die jouw gegevens voor ons verwerken (subverwerkers) of in kunnen zien (denk aan medewerkers of inhuurkrachten) tekenen een verwerkersovereenkomst of geheimhoudingsverklaring. Deze overeenkomsten en bijbehorende gegevens worden bewaard voor de duur zolang wij samenwerken met deze partijen.

Geautomatiseerde besluitvorming

Wij nemen geen besluiten over jou die alleen door een computer worden genomen. Alle keuzes over jouw traject maken wij zelf.

Hoe lang worden jouw gegevens bewaard?

Voor verschillende gegevensstromen hanteren wij verschillende bewaartermijnen. Natuurlijk heb je altijd het recht om ons te verzoeken je gegevens te verwijderen. Zie hiervoor ook het kopje "Jouw rechten".

Persoonsgegevens: naam, adresgegevens, telefoonnummer en e-mail verwijderen wij 2 jaar na ons laatste contact.

Vragenlijsten en verslagen: ingevulde vragenlijsten en verslagen van sessies verwijderen wij 2 jaar na het einde van je traject.

E-mail: e-mail ouder dan 1 jaar wordt verwijderd tenzij deze nog relevant zijn voor het uitvoeren van een overeenkomst of oplossen van een geschil.

Facturen en offertes: facturen en offertes worden na de wettelijke bewaartermijn van 7 jaar verwijderd. Je gegevens blijven tot die tijd aanwezig in ons facturatiesysteem.

Nieuwsbrief: je kunt op ieder gewenst moment jouw gegevens zelf uit ons nieuwsbrief systeem verwijderen.

Membership: na afloop van je lidmaatschap sluiten wij je account in Huddle. Berichten die je in de community hebt geplaatst, verwijderen we op verzoek.

Opnames: replays van openbare masterclasses zijn een paar dagen terug te kijken. Daarna blijft de opname staan als verborgen video op YouTube, die alleen te zien is voor wie de link heeft. Opnames van de online sessies voor members bewaren we zolang het membership bestaat.

Jouw rechten

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren en te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om jouw toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door IkWij.

Ook heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van je persoonsgegevens sturen naar [email protected].

Om zeker te weten dat het verzoek van jou komt, vragen we je het te sturen vanaf het e-mailadres dat bij ons bekend is. Lukt dat niet, dan stellen we je een paar controlevragen.

We reageren zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken, op je verzoek. IkWij wil je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Melden van een datalek

Wanneer er ondanks alle voorzorgsmaatregelen toch een datalek plaatsvindt dan houden wij ons aan de meldplicht datalekken en melden wij dit lek, mocht dit nodig zijn, binnen 72 uur na constatering bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Mocht je een datalek ontdekken dan vragen wij je vriendelijk dit zo snel mogelijk maar in ieder geval binnen 24 uur nadat je het lek hebt geconstateerd met ons te delen door een e-mail te sturen. Wij kunnen dan direct actie ondernemen.

Aansprakelijkheid

Deze privacyverklaring heeft alleen betrekking op de persoonsgegevens die IkWij verwerkt ten behoeve van de in deze privacyverklaring besproken punten. IkWij accepteert geen enkele verantwoordelijkheid of aansprakelijkheid voor (de werking en/of inhoud van) websites of diensten van derden.

Wijzigingen in deze verklaring

De inhoud van deze privacyverklaring kan op ieder moment worden aangepast door IkWij om in te spelen op nieuwe ontwikkelingen op gebied van wet- of regelgeving of wijzigingen binnen ons bedrijf. Bij belangrijke wijzigingen laten we het je per e-mail weten als je klant of member bij ons bent. In ieder geval raden wij je aan deze privacyverklaring geregeld te raadplegen om op de hoogte te blijven van ons privacy beleid.

Contact

Heb je verder nog vragen of opmerkingen? Dan kun je contact opnemen via de e-mail, [email protected] of per post:

IkWij
T.a.v.: Adrian & Willeke
Veldstraat 75
6672 MD Hemmen

IkWij is geregistreerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 85004006.

Versie: september 2026